Door de zogenaamde ‘spoedwet’ is het mogelijk om een testament of een hypotheekakte te passeren langs audiovisuele weg, als fysiek contact tussen de notaris en de cliënt niet mogelijk is. Daarnaast bevat de spoedwet een tijdelijke voorziening voor vergaderingen en jaarstukken bij rechtspersonen.

De spoedwet heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. Naar de huidige stand van zaken zal de spoedwet op 1 september 2020 weer vervallen.

Een fysieke algemene vergadering kan worden vervangen door een digitale vergadering

Om de verspreiding van het coronavirus te beperken kan het fysiek bijeenkomen voor een algemene vergadering van leden of aandeelhouders onwenselijk zijn. Hoewel het Burgerlijk Wetboek faciliteiten biedt om via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering en het stemrecht uit te oefenen, hebben niet alle verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen van deze mogelijkheid gebruik gemaakt in hun statuten. Daarom biedt de spoedwet tijdelijk de mogelijkheid om af te wijken van de wettelijke en statutaire bepalingen. Voor de toekomst adviseert de regering om de statuten te wijzigen (TK 35434, nr 3, blz. 10).

Het bestuur kan bepalen dat de leden/aandeelhouders geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering onder de voorwaarde dat: – zij deze langs elektronische weg kunnen volgen en – zij in de gelegenheid zijn gesteld om vragen te stellen over agendaonderwerpen. (Bij een Vereniging van Eigenaars kan naast het bestuur de voorzitter deze beslissing nemen.) Verder kan het bestuur bepalen dat het stemrecht slechts door middel van een elektronisch communicatiemiddel kan worden uitgeoefend en/of bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht.

Verlenging termijn voor het houden van algemene vergadering en het opstellen van jaarstukken

Het bestuur kan de termijn voor het houden van een algemene vergadering verlengen met ten hoogste vier maanden. Tevens kan het bestuur het opstellen van de jaarrekening verlengen met maximaal vier maanden (in geval van verenigingen en coöperaties) dan wel maximaal vijf maanden (in geval van NV’s en BV’s). De jaarrekening kan dan nog binnen 12 maanden na de balansdatum worden gepubliceerd. In de memorie van toelichting is opgemerkt dat er vooralsnog geen reden is om de termijn van 12 maanden na afloop van het boekjaar waarbinnen de jaarrekening moet worden gepubliceerd, te verlengen (TK 35434, nr 3 blz. 10). Omdat de spoedwet op 1 september 2020 weer vervalt, kunnen bestuurders tot en met 31 augustus 2020 de termijn voor de algemene vergadering en de jaarrekening verlengen. De algemene vergadering moet vóór 1 november 2020 gebeuren (TK 35434, nr 6; vraag 40).

Statutaire bepalingen aangaande het fysiek bijeenkomen van personen zijn niet van toepassing

Statutaire regels over het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering zijn buiten toepassing verklaard. Dit geldt ook voor de regels die de genoemde bevoegdheden van het bestuur beperken of aan een goedkeuring onderwerpen.

Het bestuur van de vereniging bepaalt of de algemene ledenvergadering (ALV) doorgaat. Veel besturen stellen vanwege het coronavirus de jaarvergadering uit. Maar het kan zijn dat er dringende vragen zijn, zoals het doorbetalen van contributie en het wel of niet laten doorgaan van geplande onderhoudswerkzaamheden. Dan kunt u ervoor kiezen het in gewijzigde vorm toch door te laten gaan. Zo mag er digitaal worden gestemd en kunnen er besluiten buiten de vergadering worden genomen. 

Op dit moment is een noodwet in de maak waarin staat dat de algemene ledenvergadering ook via livestream (audio of video) gehouden mag worden. Voorwaarde is wel dat leden vooraf of tijdens die vergadering vragen kunnen stellen. Lees meer op rijksoverheid.nl.

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/04/08/tijdelijke-wet-covid-19-justitie-en-veiligheid

Door de beperkende maatregelen naar aanleiding van de uitbraak van het coronavirus, zoals verplichte thuisisolatie en contactverboden, kan het voorkomen dat iemand niet persoonlijk bij de notaris kan verschijnen en de akte ten overstaan van de notaris kan ondertekenen. Bij een testament kan geen gebruik worden gemaakt van een volmacht. Bij een hypotheekakte vereist de wet een authentieke (notariële) volmacht. Daarom is er een spoedwetsvoorstel ingediend, waarin wordt geregeld dat in deze buitengewone omstandigheden, waarin fysiek contact met de notaris door beperkende maatregelen niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat bezoek in een verpleeghuis niet is toegelaten of men met verkoudheid niet naar buiten mag, de notaris een akte mag verlijden met gebruikmaking van audiovisuele communicatiemiddelen, in plaats van “verschijning in persoon”. Met deze spoedwetgeving wordt buiten twijfel gesteld dat ook akten die tot stand zijn gekomen nadat partijen en eventuele andere personen via een videoverbinding voor de notaris zijn verschenen in deze buitengewone omstandigheden rechtsgeldig zijn, althans, mits ook aan alle andere vereisten (aan de totstandkoming) van een notariële akte is voldaan. De notaris maakt van deze bijzondere wijze van ‘verschijnen’ melding in de akte. Daarbij vermeldt de notaris ook dat ondertekening van de akte niet mogelijk is door de verschijning per videoverbinding. Bij het tot stand komen van een akte langs deze bijzondere wijze, dient de notaris uiteraard alle gebruikelijke zorgvuldigheid in acht te nemen. Zo kan de akte slechts worden gepasseerd als de verbinding goed is en ononderbroken verloopt. Ook dient de notaris ervoor zorg te dragen dat de identiteit van de betreffende persoon via de videoverbinding kan worden vastgesteld en dat er via de videoverbinding een directe communicatie kan plaatsvinden tussen de betreffende persoon en de notaris. En uiteraard houdt de notaris de verantwoordelijkheid om zich er zo goed mogelijk van te vergewissen dat de betreffende persoon zijn of haar wil in onafhankelijkheid aan de notaris kenbaar kan maken, zonder daarbij beïnvloed of onder druk gezet te zijn door één of meer andere personen.

Wij zijn u graag van dienst, ook in deze moeilijke tijd. Kunnen we iets voor u doen, dan horen we het graag!